Спэлтех - Полезная информация

Учет в программе для сервисного центра

Сервисный центр принимает в работу технику для сервисного обслуживания, согласно имеющимся обязательствам перед продавцами такой техники, и для обычного ремонта в отсутствие гарантии. Все клиенты, прошедшие через сервисный центр, занесены в базу контрагентов, т.е. и клиентов, и поставщиков, разделенных статусами по своему отношению к центру. В программе автоматизации такая база имеет формат CRM-системы, где в профайле каждого клиента имеется история его обращений в сервисный центр.

При приеме техники оператор открывает окно заказа, где указывает, в первую очередь, клиента, найдя его предварительно в базе контрагентов и мышкой добавив в окно, а затем последовательно вводит информацию о сдаваемой в ремонт технике, указав в специальной ячейке – нужен ли в данном случае счет на оплату или нет. Оператор указывает бренд, модель, комплектность, описывает внешний вид и делает веб-камерой фотографию товара, которая будет присутствовать потом во всех представленных сервисным центром документах.

Заказ-наряды в программе для сервисного центра имеют тоже свой статус, описывающий степень его готовности, а также разделены цветом для визуального разграничения статусов. Как только все данные внесены в заказ-наряд, система учета самостоятельно сформирует необходимые документы – акт приема техники и квитанцию на оплату для техники, чей срок бесплатного обслуживания закончился.

В квитанции будут подробно перечислены все работы и представлен список заменяемых деталей, расходных материалов – тех, что не входят в стоимость производственных операций. Все новые детали, что потребуются для ремонта, будут иметь наименование и штрихкод – именно в том виде, как они присутствуют в номенклатурном ряду. Их изображения, выбранные оттуда же – из товарной базы, будут также приложены к заказ-наряду для подтверждения выбора.

После ввода основных данных в заказ-наряде указывают дату приема и определяют дату готовности. Автоматизированная система учета ведет самостоятельно расчет стоимости работ, согласно прайс-листу заказчика и с учетом полагающихся ему скидок. Готовая квитанция вручается клиенту, полученная предоплата фиксируется в заказ-наряде, акт приема подписывается обеими сторонами.

Предоплата заказа возможна только при том условии, что между сервисным центром и клиентом есть договор на обслуживание, в противном случае принимается полная оплата, фиксируемая в другом окне.